وهـــ *دلوعة*ـــم
07-01-22, 09:06 صباحاً
http://www.islamonline.net/Arabic/economics/2005/05/images/pic10a.jpg
مقدمة:
أصبحت أعمال السكرتارية والحفظ من العمليات الأساسية لنجاح أي مؤسسة إنتاجية أو خدمية
كم شقاً أساسياً في أعمال التنظيم والإدارة, إذا انتظمت انتظم باقي أعضاء المؤسسة, وفي
ابسط تشبيه يمكن القول بان الأعمال الإدارية الخاصة بالسكرتارية والحفظ بالنسبة لبقية الأعمال
في أي جهاز أو مؤسسة من مؤسسات أي دولة كالقاطرة تسير وراءها بقية الإدارات والفروع,
فإذا صلحت انتظم العمل في جميع الأعمال الأخرى فنية كانت أو مالية أو إدارية.
ويمكن ببساطة يقاس مدى نجاح أي مؤسسة نتيجة لوفاء قسمى الحفظ والسكرتارية بها لما يطلب
منهما من معلومات وبيانات في الوقت المناسب وبأسرع وقت ممكن, أي على مدى قدرة أقسام
الوثائق والمعلومات في استرجاع البيانات والمعلومات التي اختزنتها على مر الايام عند طلبها في
اقل وقت وبأقل جهد وحتى يمكن إصدار القرار المناسب في الوقت المناسب وبالشكل الصحيح
المتكامل الذي يحدث الأثر المطلوب منه.
السكرتارية
هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادر منها والوارد إليها ويعتبر بمثابة الساعد
الايمن للمدير والمسئولين في إنجاز وأداء اعمالهم.
وقد اشتقت كلمة سكرتير من الكلمة الفرنسية "secretaire” ومن الكلمة الإنجليزية "secretary”
والمشتقة من كلمة "secret” أي سر, ولذلك فقط شاع استخدام لفظ "كاتم السر" أو "امين السر"
للدلالة على الموظف القائم بمعاونة الرئيس ويكون موضع ثقة في انجاز اغلب اعماله السرية والهامة.
وعلى ذلك يمكن تعريف السكرتير بأنه:
"الشخص الذي يقوم بمعاونه الرئيس _ وزيراً او مديرًا او موضفاً كبيراً _ على تنظيم وقته وعمله
ومستنداته بطريقة سهله مبسطة".
أهم اعمال السكرتارية
1- تسليم البريد اليومي وتوزيعه على الإدارات والأقسام المختلفة بعد عرضه على المدير.
2- متابعة البريد والمكاتبات المرسلة للأقسام المختلفة للرد عليها إلى أن يتم ذلك وترد جميعا إلى
السكرتارية في مواعيد المقررة.
3- العمل على كفاية النظام الداخلي بالادارة وقد يشرف رئيس السكرتارية على ترتيب مكاتب الموظفين
وتنسيق الغرف حتى تصبح في شكل مقبول.
4- مساعدة الرئيس على التنبؤ بالمشاكل وتخطيط برامج المستقبل.
5- دراسة ما يطلبه المدير من موضوعات, مع تقديم تقرير وأوف عنها.
6- حفظ ملفات فرعية للموظفين يرفق في كل منها ما يدل على مؤهل صاحبه ومرتبه ومدة خدمته
والعلاوات التي تحصل عليها.
7- حفظ المستندات والمحفوظات التي تهم وتخص الاداره في ملفات موضوعية, بحيث تكون سهله المنال
وقت الحاجة إليها.
8- -استبعاد كل ما يمكن البت والتصرف فيه في المستويات الأقل من الرئيس, وتوجيهه مباشرة إلى
الأقسام المختصة.
9- -قد يقوم السكرتير بالاطلاع على الصحف وعرض ما يهم منها.
10- العمل على حماية وقت الرئيس.
رئيس مكتب السكرتارية أو السكرتير الخاص:
موظف كفء يقوم بأهم الأعمال في سرية تامة – ويذكره بأهم مواعيد كلما حان موعد منها –
مع احتفاظه بالمستندات والأوراق الخاصة بعمل المدير في نظام يسهل معه الوصول إلى أي
منها بسرعة وسهوله والقيام بتنظيم مقابلات الزوار للمدير, مع منع من يرى انه غير مرغوب
في مقابلاته حرصا على وقت المدير من الضياع على أن يتم ذلك بلباقة وحسن تصرف, كما
يقوم بالاطلاع على الصحف والمجلات مع عرض ما يتصل منها بالعمل على المدير.
ويعتبر السكرتير الساعد الأيمن للمدير لما يقدمه له من مساعدات خاصة كتدوين الكاتبات السرية
ووضعها في مظاريفها ثم تصديرها أو الأشـراف على تـــصديرها بنــفسه إبقــاء على سريتها.
وقد يتفرغ السكرتير الخاص لهذه الاعمال وقد يزيد العمل بالادارة الواحــدة زيادة كبيرة تحتاج
معها الى مجموعه من الموظفين يقوم كل منهم بعمل معين – ويكونون في مــجموعهم مكتب او
قسم السكرتارية ويقوم على رأسهم رئيس السكرتارية او السكرتير الخاص
.
أهم أعمال السكرتير الخاص:
1- استلام البريد اليومي الوارد بعد مراجعته على الحافظة المرفقة او سركي التسليم.
2- فرز البريد وتقسيمه إلي:
(أ) البريد الخاص والسري والعاجل- ويقدم للدير وقت وروده مباشرة دون فتح مظاريفها وبعد
فتحها إذا كان قد تصرح بذلك.
(ب) البريد الموضوعي المتخصص والذي يعرض إلى المدير ليضع بنفسه الرد عليه أو توجيهه
للأقسام المختلفة.
(ج) البريد العادي والذي يمكن الرد عليه دون عرضه على المدير – وقوم السكرتير بالرد
فور وروده للمدير للتوقيع عليه.
3- ترتيب المكاتبات المعدة للعرض على المدير تبعا لاهميه كل منها ووفقا
لما يلي:
(أ) البريد العاجل جداً والبرقيات الهامة.
(ب) ما يذكر المدير بمواعيد ارتبط بها من قبل.
(ج) البريد السري والشخصي.
(د) البريد الموضوعي المتخصص.
(هـ) البريد العادي.
(و) النشرات وقصاصات المجلات والجرائد.
4- حفظ الكاتبات التي يؤشر عليها المدير بما يفيد عرضها في تاريخ لاحق في ملف مع تسجيل
ذلك في مفكرة الكتب.
5- إنشاء ملف تجمع فيه صور المكاتبات التي تصدر أثناء غياب المدير أمرضه عليه عند عودته
إلى العمل مباشرة حتى يكون على علم بجميع مجريات الأمور.
6- حفظ المكاتبات الواردة وصور الكاتبات الصادرة وغيرها المستندات المعدة للحفظ في ملفاتها
بعد فهرستها وتصنيفها.
7- إعداد البردي الصادر للتصدير.
8- تحرير المكاتبات على الآلة للكتابة.
الخاتمة:
ويمكن ان ننجز اهمية واعمال السكرتير هنا بأن نقول ان قسم السكرتاريه يتلقى يوميا البردي
اليومي ويعرضه على المسئولين بعد فرزه, والرد على البريد العادي منه والذي لا يحتاج الى
العرض على المدير او الرئيس, وذلك بالاضافه الى مراقبه حضور وانصراف الموظفين والعمال وحفظ
المستندات الهامة وملفات الموظفين الفرعية وتحرير وإعداد وتنسيق وتصنيف وحفظ الرسائل والمذكرات
والتقارير والمنشورات والإحصائيات وغيرها من الأعمال التي لا غنى عنها لأي أداره من الإدارات.
مقدمة:
أصبحت أعمال السكرتارية والحفظ من العمليات الأساسية لنجاح أي مؤسسة إنتاجية أو خدمية
كم شقاً أساسياً في أعمال التنظيم والإدارة, إذا انتظمت انتظم باقي أعضاء المؤسسة, وفي
ابسط تشبيه يمكن القول بان الأعمال الإدارية الخاصة بالسكرتارية والحفظ بالنسبة لبقية الأعمال
في أي جهاز أو مؤسسة من مؤسسات أي دولة كالقاطرة تسير وراءها بقية الإدارات والفروع,
فإذا صلحت انتظم العمل في جميع الأعمال الأخرى فنية كانت أو مالية أو إدارية.
ويمكن ببساطة يقاس مدى نجاح أي مؤسسة نتيجة لوفاء قسمى الحفظ والسكرتارية بها لما يطلب
منهما من معلومات وبيانات في الوقت المناسب وبأسرع وقت ممكن, أي على مدى قدرة أقسام
الوثائق والمعلومات في استرجاع البيانات والمعلومات التي اختزنتها على مر الايام عند طلبها في
اقل وقت وبأقل جهد وحتى يمكن إصدار القرار المناسب في الوقت المناسب وبالشكل الصحيح
المتكامل الذي يحدث الأثر المطلوب منه.
السكرتارية
هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادر منها والوارد إليها ويعتبر بمثابة الساعد
الايمن للمدير والمسئولين في إنجاز وأداء اعمالهم.
وقد اشتقت كلمة سكرتير من الكلمة الفرنسية "secretaire” ومن الكلمة الإنجليزية "secretary”
والمشتقة من كلمة "secret” أي سر, ولذلك فقط شاع استخدام لفظ "كاتم السر" أو "امين السر"
للدلالة على الموظف القائم بمعاونة الرئيس ويكون موضع ثقة في انجاز اغلب اعماله السرية والهامة.
وعلى ذلك يمكن تعريف السكرتير بأنه:
"الشخص الذي يقوم بمعاونه الرئيس _ وزيراً او مديرًا او موضفاً كبيراً _ على تنظيم وقته وعمله
ومستنداته بطريقة سهله مبسطة".
أهم اعمال السكرتارية
1- تسليم البريد اليومي وتوزيعه على الإدارات والأقسام المختلفة بعد عرضه على المدير.
2- متابعة البريد والمكاتبات المرسلة للأقسام المختلفة للرد عليها إلى أن يتم ذلك وترد جميعا إلى
السكرتارية في مواعيد المقررة.
3- العمل على كفاية النظام الداخلي بالادارة وقد يشرف رئيس السكرتارية على ترتيب مكاتب الموظفين
وتنسيق الغرف حتى تصبح في شكل مقبول.
4- مساعدة الرئيس على التنبؤ بالمشاكل وتخطيط برامج المستقبل.
5- دراسة ما يطلبه المدير من موضوعات, مع تقديم تقرير وأوف عنها.
6- حفظ ملفات فرعية للموظفين يرفق في كل منها ما يدل على مؤهل صاحبه ومرتبه ومدة خدمته
والعلاوات التي تحصل عليها.
7- حفظ المستندات والمحفوظات التي تهم وتخص الاداره في ملفات موضوعية, بحيث تكون سهله المنال
وقت الحاجة إليها.
8- -استبعاد كل ما يمكن البت والتصرف فيه في المستويات الأقل من الرئيس, وتوجيهه مباشرة إلى
الأقسام المختصة.
9- -قد يقوم السكرتير بالاطلاع على الصحف وعرض ما يهم منها.
10- العمل على حماية وقت الرئيس.
رئيس مكتب السكرتارية أو السكرتير الخاص:
موظف كفء يقوم بأهم الأعمال في سرية تامة – ويذكره بأهم مواعيد كلما حان موعد منها –
مع احتفاظه بالمستندات والأوراق الخاصة بعمل المدير في نظام يسهل معه الوصول إلى أي
منها بسرعة وسهوله والقيام بتنظيم مقابلات الزوار للمدير, مع منع من يرى انه غير مرغوب
في مقابلاته حرصا على وقت المدير من الضياع على أن يتم ذلك بلباقة وحسن تصرف, كما
يقوم بالاطلاع على الصحف والمجلات مع عرض ما يتصل منها بالعمل على المدير.
ويعتبر السكرتير الساعد الأيمن للمدير لما يقدمه له من مساعدات خاصة كتدوين الكاتبات السرية
ووضعها في مظاريفها ثم تصديرها أو الأشـراف على تـــصديرها بنــفسه إبقــاء على سريتها.
وقد يتفرغ السكرتير الخاص لهذه الاعمال وقد يزيد العمل بالادارة الواحــدة زيادة كبيرة تحتاج
معها الى مجموعه من الموظفين يقوم كل منهم بعمل معين – ويكونون في مــجموعهم مكتب او
قسم السكرتارية ويقوم على رأسهم رئيس السكرتارية او السكرتير الخاص
.
أهم أعمال السكرتير الخاص:
1- استلام البريد اليومي الوارد بعد مراجعته على الحافظة المرفقة او سركي التسليم.
2- فرز البريد وتقسيمه إلي:
(أ) البريد الخاص والسري والعاجل- ويقدم للدير وقت وروده مباشرة دون فتح مظاريفها وبعد
فتحها إذا كان قد تصرح بذلك.
(ب) البريد الموضوعي المتخصص والذي يعرض إلى المدير ليضع بنفسه الرد عليه أو توجيهه
للأقسام المختلفة.
(ج) البريد العادي والذي يمكن الرد عليه دون عرضه على المدير – وقوم السكرتير بالرد
فور وروده للمدير للتوقيع عليه.
3- ترتيب المكاتبات المعدة للعرض على المدير تبعا لاهميه كل منها ووفقا
لما يلي:
(أ) البريد العاجل جداً والبرقيات الهامة.
(ب) ما يذكر المدير بمواعيد ارتبط بها من قبل.
(ج) البريد السري والشخصي.
(د) البريد الموضوعي المتخصص.
(هـ) البريد العادي.
(و) النشرات وقصاصات المجلات والجرائد.
4- حفظ الكاتبات التي يؤشر عليها المدير بما يفيد عرضها في تاريخ لاحق في ملف مع تسجيل
ذلك في مفكرة الكتب.
5- إنشاء ملف تجمع فيه صور المكاتبات التي تصدر أثناء غياب المدير أمرضه عليه عند عودته
إلى العمل مباشرة حتى يكون على علم بجميع مجريات الأمور.
6- حفظ المكاتبات الواردة وصور الكاتبات الصادرة وغيرها المستندات المعدة للحفظ في ملفاتها
بعد فهرستها وتصنيفها.
7- إعداد البردي الصادر للتصدير.
8- تحرير المكاتبات على الآلة للكتابة.
الخاتمة:
ويمكن ان ننجز اهمية واعمال السكرتير هنا بأن نقول ان قسم السكرتاريه يتلقى يوميا البردي
اليومي ويعرضه على المسئولين بعد فرزه, والرد على البريد العادي منه والذي لا يحتاج الى
العرض على المدير او الرئيس, وذلك بالاضافه الى مراقبه حضور وانصراف الموظفين والعمال وحفظ
المستندات الهامة وملفات الموظفين الفرعية وتحرير وإعداد وتنسيق وتصنيف وحفظ الرسائل والمذكرات
والتقارير والمنشورات والإحصائيات وغيرها من الأعمال التي لا غنى عنها لأي أداره من الإدارات.